用印(用印宝智能印章)

管的省心，用的安全，群杰用印宝智能印章开启智慧用印

印章有效安全管理至关重要 法律赋予了印章合法性和权威性,如果对其失去有效、安全的控制,可能带来巨大风险。据统计,每年因违规用印给企业造成的直接经济损失高达千亿元,所以对印章的安全有效管理至关重要。 传统印章管理风险 现代企业的印章管理,大都还保留着传统的人工管理模式,设立专职人员对印章的使用、保管进行负责,日常办公用印需要经过纸质申请、纸质签批、纸质登记后才能盖章。随着办公信息化的普及,很多企业告别了纸质审批流程,将线下审批转变为线上审批,但在实际盖章应用中还保留着登记管理模式。现实情况,传统的人工管理模式很难避免诸如台账信息登记不全、信息遗漏、信息造假等问题,容易发生私盖、盗用、人情章、关系章等违规用印现象,且因为台账信息难保留,给事后问责追溯也带来很大困难。诸多不可控的潜在风险,让现代企业不得不重新思考印章有效安全管理的全新解决方案。 安全始于防范,有效得于可控

群杰用印宝智能印章

群杰,专研印章智慧安全管理,提出印章物联网整体解决方案,应用物联网技术,将印章物联网管理平台(以下简称软件平台)与印章物联网终端(以下简称智能终端)有机整合,帮助企业实现印章全生命周期的安全管理。 1、 软件平台:事前、事中、事后闭环管理 群杰印章物联网整体解决方案用软件平台搭建企业印章整体管理体系,可将企业总部及分支机构所有印章接入线上,标准化印章使用流程,通过线上申请,线上审批,线上监控,台账汇总,实现印章数字化管理。软件平台加入风险关键字预设、数字水印、盖章前后文件OCR识别比对,可预防篡改、私盖、盗用风险。 2、 智能终端:过程可控更安全 用智能终端给企业传统印章加把“智慧锁”,让传统印章变成一枚听话可控的智慧印章。人章不再直接接触,降低源头风险。无授权不用印,想要私盖太难了!盖章过程智能终端通过红外电子围栏、高清摄像头、GPS定位、实时传输等功能,自动记录用印人、盖章文件、盖章地点、盖章次数等信息并生成台账实时回传软件平台,拒绝弄虚作假、夹带、盖空白页! 500家大型集团企业使用验证，群杰印章物联网整体解决方案更高效、安全!

Excel VBA 用印管理系统项目开发设想、用印管理电子化流程设计随想

本文于2023年7月24日首发于本人同名公众号：Excel活学活用，更多文章案例请搜索关注！

内容提要

用印管理系统项目开发随想

大家好，我是冷水泡茶，很多公司都有印章管理制度，对日常用印的管理都有详尽规定。对于印章管理不善给公司造成损失的也不鲜见，所以说印章管理还是蛮重要的。

最近，我有个材料要盖章，于是经历了一次用印流程：

1、用印人填写“用印申请单”，（经部门审核、公司领导审批）

2、将用印申请单及需要盖章的材料交到印章保管人处

3、印章保管人审核无误后，盖章，并复印盖章文件留存备查。

这又引发了我的思考：

1、可否将用印流程电子化？

2、可否将用印申请单的明细项目存到数据库里，便于查询？

3、复印的留档文件可否保存扫描件？可以节省纸张。

于是就有了开发印章管理系统的设想，一方面梳理一下思路，另一方面也想听听大家的意见，我们一起来看一下吧：

一、目标：把用印申请单电子化

1、申请人填写用印申请单，信息存入数据库，同时上传用印文件：

（1）企业资料

（2）自写文档（申请书，说明书，报告等）

（3）外部物理文档复印扫描件

（4）外部物理文档原件

除第（4）项外，用印文档可由印章保管人打印后盖章，也可由申请人打印。

2、数据保存后，自动打印用印申请单，走线下审批流程。

3、审批完成后到印章保管人处盖章或领取盖好章的文件。

4、保管人在盖章后，应先扫描盖章的文件（建议PDF格式，一次用印保存一个文件），并上传到数据库（指定目录），然后再将文件交给申请人。

5、流程结束，后续可查询。

二、设计方案：在局域网共享文件夹，以EXCEL作为客户端，ACCESS作为数据端

1、EXCEL程序文档，作为操作界面，存于申请人、各级审核人、保管人电脑；

2、ACCESS文件作为信息数据库，存于某台类似于服务器的电脑上，普通电脑也可以，共享编辑权限；

3、可实现多公司管理，文件存于类似“印章管理数据库”的文件夹下：

（1）每个公司建立一个以公司全称命名的文件夹，

（2）其下建立一个以公司全称+Date命名的ACCESS数据库文件，如“甲有限公司Date,accdb”；

（3）再建立一个以公司全称+OriginalFile命名的文件夹，用于存放申请人上传的原始文件，如“甲有限公司OriginalFile”；

（4）再建立一个以公司全称+StampedFile命名的文件夹，用于存放保管人上传的盖章留存文件，如“甲有限公司StampedFile”。

三、基本流程：

1、客户端：选择登录单位、输入用户名、密码登录

2、填写用印申请，基本要素：

（1）印章名称（公章、财务章、法人章）

（2）用印事由

（3）用印方式：盖章、外带

（4）文件提交

（5）打印申请单

（6）审批（一般走线下，如果审批人愿意在电脑上审批也可线上审批，那么流程要稍微调整一下，需要在审批完成后再打印申请单）

3、线下通知各级需要在电脑上操作的人员进行相关审核、审批、确认操作，可同时在申请单上签字。

4、印章保管人在系统中打印盖章文件（需要原件盖章的除外），盖好章。

5、印章保管人将盖章文件扫描，并在系统中上传存档。

6、印章保管人将盖章文件物理档交于申请人。如果是外带印章的，将印章交于申请人，申请人在申请单上签收。

7、外带印章交回核销，申请人将印章交还保管人，并在申请单上签字注明回收日期时间。（也可考虑在系统中进行核销确认）

8、用印事项物理文档保管：可只留存用印申请单，盖章资料由于已扫描存档，可不再留存复印件。

总结

1、以上文字，整理于本人的笔记本，以备忘，可能存在描述前后不一以及逻辑相悖的情况，毕竟是草稿嘛，待到实际开发的时候可能会有较大变动。

2、本文亦可作为印章管理制度、流程的参考。

3、如果要实现用印管理电子化，总体设计难度不高，就是要花点时间。

4、至于为何没有直接做出来，一方面是空余时间不多，另一方面还是觉得实用价值并不是很高，盖完章基本也就结束了，后续利用场景很少（事后追责？），也就没那么迫切了。

正文完

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本文于2023年7月24日首发于本人同名公众号：Excel活学活用，更多文章案例请搜索关注！

中小公司必备管理表格

中小公司是指与所处行业的大公司相比而言，人员规模、资产规模与经营规模都比较小的经济单位。在我国，中小公司数目非常之多，也雇佣了大量员工，是我国经济发展和解决就业的一支重要力量。但是近年来，由于人力、管理、资金、租金和资源环境成本不断攀升，低成本时代已经成为过去，对于大量的中小公司来说，经营成本大幅上升的同时，还面临着激烈的市场竞争，日常经营变得越来越困难，管理也越来越繁琐。

要解决这些问题，从而走出困境，中小公司必须严格实施规范化的管理，大力提高管理水平和工作效率，以降低成本，增加收益。

《中小公司必备管理表格 》主要主要介绍了中小公司在日常行政管理、后勤管理、招聘管理、培训管理、日常财务管理等方面最常用的各类表格，方便中小公司各部门员工将其运用于实际工作中，提高规范化管理水平。

资料限时免费领取，具体规则详见文末。

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干货目录

第一章 中小公司表格编制与管理

第一节 中小公司表格编制

要点1：中小公司的定义

要点2：表格编制的重要性

要点3：表格编制过程中常见的问题

要点4：表格的编制要求

要点5：表格的填写要求

第二节 表格的日常管理

要求1：标识

要求2：储存和保管

要求3：检索

要求4：处置

第二章 日常行政管理表格

第一节 日常行政管理要点

要点1：印信管理

要点2：文件资料管理

要点3：会议管理

要点4：办公设备、用品管理

第二节 日常行政管理表格范本

范本1：印章管理台账（专用章）

范本2：印章管理台账（法人私章）

范本3：印章留样汇总记录表

范本4：用印申请单

范本5：印章使用登记表

范本6：印章保管人责任状

范本7：公司证照使用登记表

范本8：收发函件登记表

范本9：收发传真登记表

范本10：内部文案审批单

范本11：文件传阅单

范本12：文件签收单

范本13：传真发文申请单

范本14：档案索引

范本15：档案明细表

范本16：档案内容登记簿

范本17：会议议程表

范本18：会议签到表

范本19：会议记录表

范本20：会议登记簿

范本21：办公设备购买申请表

范本22：办公设备报修申请单

范本23：办公设备报修记录表

范本24：办公用品领用记录表

范本25：办公用品耗用统计表

范本26：快递明细表

范本27：出差业务报告书

范本28：公务接待用餐申请表

第三章 后勤管理表格

第一节 后勤管理要点

要点1：员工食堂管理

要点2：员工宿舍管理

第二节 后勤管理表格范本

范本1：员工宿舍入住单

范本2：员工宿舍调房（床）申请单

范本3：员工入住情况登记表

范本4：宿舍员工退房登记表

范本5：员工宿舍物品放行条

范本6：宿舍日检异常记录表

范本7：亲人住宿申请单

范本8：员工宿舍来访登记表

范本9：取消员工住宿资格通知单

范本10：在职员工退房单

范本11：员工意见表（食堂）

范本12：员工食堂意见调查汇总表

范本13：食堂运营周报表

范本14：员工伙食补贴发放登记表

范本15：伙食补贴申请表

范本16：新入职员工餐费补发表

第四章 安全管理表格

第一节 安全管理要点

要点1：值班管理

要点2：消防安全管理

第二节 安全管理表格范本

范本1：一周值班安排表

范本2：月份值班表

范本3：值班日志表——来宾登记

范本4：值班日志表——员工外出登记

范本5：值班日志表——送货登记

范本6：车辆出入登记表

范本7：值班接待记录表

范本8：值班电话记录表

范本9：值班餐费申请单

范本10：安全检查表

范本11：人员放行条

范本12：物品放行条

范本13：公共活动场所使用申请单

范本14：消防设备巡查表

范本15：公司防火安全检查表

范本16：接触职业病危害因素作业人员登记表

范本17：职业病病人情况登记表

第五章 保密管理表格

第一节 保密管理要点

要点1：保密纪律要求

要点2：签署员工保密协议

要点3：网络系统保密管理

要点4：文件收发过程保密管理

第二节 保密管理表格范本

范本1：保密工作制度建设情况

范本2：保密宣传教育、培训登记表

范本3：保密监督检查表

范本4：泄密事件查处工作表

范本5：泄密隐患预警信息排查和处置工作表

范本6：保密要害部门部位登记表

范本7：保密实施奖惩工作表

范本8：涉密载体销毁、涉密设备报废登记表

范本9：涉密会议活动情况登记表

范本10：计算机保密管理工作表

范本11：涉密设备维修登记表

范本12：涉密文件（资料）打印登记表

范本13：涉密载体借阅登记表

范本14：机要文档外送申请表

范本15：员工保密承诺书

第六章 信息网络管理表格

第一节 信息网络管理要点

要点1：信息网络设备管理

要点2：信息网络安全管理

第二节 信息网络管理表格范本

范本1：系统服务项目申请表

范本2：内部网络接入申请表

范本3：公司网络运行日志

范本4：公司网络问题处理跟踪表

范本5：网络用户登记表

范本6：公司局域网用户信息登记表

范本7：公司邮箱开户变更申请表

范本8：网络设备申请维护登记表

范本9：计算机设备资产卡

范本10：计算机设备检查表

范本11：信息设备新购申请表

第七章 清洁卫生管理表格

第一节 清洁卫生管理要点

要点1：制定清洁标准

要点2：清洁工作安排

要点3：清洁工作检查

要点4：清洁工作的奖惩

第二节 清洁卫生管理表格范本

范本1：公司卫生情况检查表

范本2：部门卫生状况检查表

范本3：办公环境状况检查表

范本4：清洁卫生评分表

范本5：区域清洁工作计划表

范本6：行政部办公环境卫生检查评分表

范本7：宿舍环境卫生检查表

范本8：卫生检查汇总表

范本9：宿舍环境卫生检查汇总表

第八章 办公室管理表格

第一节 办公室管理要点

要点1：办公室值日管理

要点2：办公室着装规范

要点3：办公室行为规范

要点4：办公室5S管理

第二节 办公室管理表格范本

范本1：________月份办公室人员工作计划一览表

范本2：办公室值日安排表

范本3：办公室卫生值日表

范本4：办公室文件复印、打印、传真登记表

范本5：办公室卫生检查表

范本6：办公室现有物品清单

范本7：办公室人员月度考核表

范本8：办公室5S检查表

第九章 法务管理表格

第一节 法务管理要点

要点1：法律纠纷处理

要点2：法律风险控制

要点3：法务档案管理

要点4：诉讼代理规定

第二节 法务管理表格范本

范本1：年度法务工作计划表

范本2：公司法人变更申请表

范本3：公司注销登记申请表

范本4：诉讼申请表

范本5：被诉情况统计表

范本6：起诉情况统计表

范本7：诉讼担保申请表

第十章 招聘管理表格

第一节 招聘管理要点

要点1：招聘需求管理

要点2：招聘计划管理

要点3：招聘作业管理

第二节 招聘管理表格范本

范本1：人力资源需求申请表（增员）

范本2：人力资源需求申请表（补员）

范本3：人力资源需求申请更改单

范本4：招聘计划表

范本5：应聘者电话沟通记录表

范本6：招聘情况反馈分析表

范本7：应聘人员登记表

范本8：面试通知单

范本9：录用决定审批表

范本10：背景调查电话交流记录表

范本11：新员工报到手续表

第十一章 试用期管理表格

第一节 试用期管理要点

要点1：明确试用期限

要点2：试用期工作安排

要点3：试用期跟进

要点4：试用期转正考核

要点5：试用期内异常状况处理

第二节 试用期管理表格范本

范本1：试用期第________月份综合评估表

范本2：试用员工考核表

范本3：员工入职试用考核表

范本4：新员工试用结果通知单

范本5：试用期员工转正面谈表

范本6：试用期转正通知单

范本7：续聘人员汇总表

范本8：试用人员登记表

第十二章 培训管理表格

第一节 培训管理要点

要点1：培训方法选择

要点2：培训课程开发

第二节 培训管理表格范本

范本1：年度培训计划表

范本2：月度培训计划表

范本3：部门培训申请表

范本4：个人培训申请表

范本5：培训协议书

范本6：单次培训项目费用预算表

范本7：新员工部门岗位培训确认表

范本8：新员工岗位培训反馈表

范本9：现有培训课程汇总表

范本10：培训课前准备工作检查表

范本11：培训实施方案书

范本12：在职员工培训总结表

范本13：培训效果评估表

第十三章 绩效管理表格

第一节 绩效管理要点

要点1：绩效考核要点

要点2：绩效考核流程

要点3：绩效考核要求

第二节 绩效管理表格范本

范本1：部门绩效考核表

范本2：员工季度工作业绩评估表

范本3：员工行为评估表（季度评估用表）

范本4：员工工作能力评估表

范本5：员工工作态度评估表

范本6：绩效面谈记录表

范本7：绩效评估沟通记录表

范本8：绩效考核申诉表

范本9：员工绩效评估申诉表

范本10：绩效考核申诉处理记录表

范本11：员工绩效改进计划表

范本12：员工绩效评估结果汇总表

范本13：个人年度考核统计表

范本14：绩效考核结果处理记录表

第十四章 薪酬福利管理表格

第一节 薪酬福利管理要点

要点1：员工薪酬管理

要点2：员工福利管理

第二节 薪酬福利管理表格范本

范本1：员工薪酬登记表

范本2：员工月工资发放统计表

范本3：员工调薪申请表

范本4：职务薪金调整申请表

范本5：薪金调整通知单

范本6：工资预算表

范本7：员工婚丧喜庆补贴申请表

范本8：员工重大伤病补助申请表

范本9：员工福利金申请表

范本10：津贴申请单

范本11：公司员工保险月报表

第十五章 实习管理表格

第一节 实习管理要点

要点1：实习管理流程

要点2：实习纪律管理

要点3：实习生考核

第二节 实习管理表格范本

范本1：实习生审批表

范本2：实习生信息登记表

范本3：实习生工作计划表

范本4：实习生工作检查表

范本5：实习证明表

范本6：实习工作记录表

范本7：实习生工作成绩评定表

范本8：实习生月度考评表

范本9：实习鉴定表

第十六章 日常财务管理表格

第一节 日常财务管理要点

要点1：预算管理

要点2：成本控制

要点3：日常账款管理

第二节 日常财务管理表格范本

范本1：营业费用预算表

范本2：采购资金支出预算表

范本3：营业外支出预算表

范本4：利息支出预算表

范本5：预算变更申请表

范本6：应收账款登记表

范本7：应收账款账龄分析表

范本8：问题账款报告书

范本9：坏账损失核销申请表

范本10：付款申请单

范本11：应付票据明细表

范本12：会计账册登记表

范本13：记账凭证清单

范本14：会计档案保管移交清单

范本15：会计档案保管清册

范本16：会计档案销毁清册

第十七章 财务稽核管理表格

第一节 财务稽核管理要点

要点1：财务稽核的基本要求

要点2：稽核工作方式

要点3：财务稽核程序

第二节 财务稽核管理表格范本

范本1：专项稽核工作计划表

范本2：稽核工作进度安排表

范本3：专项稽核分组分工表

范本4：被稽核单位基本情况表

范本5：审计通知单

范本6：审计表

范本7：审计报告表

范本8：财物抽点通知单

范本9：实物盘存清单

范本10：账存实存对比表

范本11：银行存款清查明细表

范本12：有价证券盘点报告表

范本13：债权债务清查报告表

第十八章 工商税务管理表格

第一节 工商税务管理要点

要点1：税务登记

要点2：缴纳税款

要点3：收集税务信息

要点4：税务自查

要点5：营改增

第二节 工商税务管理表格范本

范本1：月度涉税工作进度表

范本2：公司涉税文件登记表

范本3：使用登记表

范本4：月份领用登记表

范本5：开具红字增值税专用申请单

范本6：开具红字增值税专用通知单

范本7：注销税务登记申请审批表

范本8：纳税自查报告表

第十九章 投、融资管理表格

第一节 投、融资管理要点

要点1：投资管理

要点2：融资管理

第二节 投、融资管理表格范本

范本1：公司年度投资计划表

范本2：长期股权投资明细表

范本3：交易性金融资产监盘表

范本4：投资收益分析表

范本5：长期投资月报表

范本6：短期投资月报表

范本7：投资收益明细表

范本8：公司借款申请书

范本9：长期借款明细表

范本10：短期借款明细表

范本11：公司融资成本分析表

范本12：实收资本（股本）明细表

第二十章 日常营销管理表格

第一节 日常营销管理要点

要点1：市场调查管理

要点2：广告策划管理

第二节 日常营销管理表格范本

范本1：营销管理工作调查表

范本2：销售管理工作调查表

范本3：竞争品牌市场调查表

范本4：新商品销路调查分析表

范本5：市场总容量调查估计表

范本6：年度销售目标预测表

范本7：月度销售目标计划表

范本8：产品细分销售计划表

范本9：营销策划方案审查表

范本10：营销策划方案执行表

范本11：广告费用预算表

范本12：广告媒介评价表

范本13：广告费用月度报告单

范本14：广告效果测试表

范本15：销售合同审批表

范本16：促销工作计划表

范本17：促销决策作业表

范本18：促销活动效果反馈表

第二十一章 客户关系管理表格

第一节 客户关系管理要点

要点1：日常客户管理

要点2：大客户管理

要点3：客户投诉管理

第二节 客户关系管理表格范本

范本1：客户需求调查表

范本2：客户行为记录表

范本3：客户行为报告表

范本4：大客户管理与服务人员的安排

范本5：公司类客户资料卡

范本6：个人或家庭客户资料卡

范本7：客户地址分类表

范本8：客户等级分类表

范本9：客户投诉统计表

范本10：客户投诉记录表

范本11：代理商申请表

范本12：渠道单位业绩统计表

范本13：客户账户记录表

范本14：直销客户经营表

范本15：客户收款异常报告表

第二十二章 售后服务管理表格

第一节 售后服务管理要点

要点1：售后服务的目的

要点2：售后服务的内容

要点3：客户投诉处理

第二节 售后服务管理表格范本

范本1：售后服务登记表

范本2：产品维修报告单

范本3：产品退换货汇总表

范本4：产品故障维修统计表

范本5：维修人员工作月报表

范本6：售后服务调查反馈表

范本7：售后服务网点分布表

范本8：售后服务例行检查表

范本9：维修配件入库单

第二十三章 物流发货管理表格

第一节 物流发货管理要点

要点1：物流发货基本流程

要点2：物流发货人员要求

要点3：发货车辆的管理

第二节 物流发货管理表格范本

范本1：产品发货单

范本2：发货明细表

范本3：发货通知单

范本4：发货日报表

范本5：发货月报表

范本6：出货清单

范本7：发货汇总表

范本8：退货申请单

范本9：车辆加油记录表

范本10：车辆交通违章登记表

第二十四章 品牌管理表格

第一节 品牌管理表格类别

要点1：品牌管理的定义

要点2：品牌管理的目标

要点3：品牌的维持

第二节 品牌管理表格范本

范本1：品牌建设建议表

范本2：品牌推广费用支持审核表

范本3：品牌推广与市场信息反馈表

范本4：品牌信息登记表

范本5：公司品牌内部调查表

范本6：产品品牌内部调查表

范本7：公司品牌表现能力及自我评价表

第二十五章 采购管理表格

第一节 采购管理要点

要点1：采购计划管理

要点2：采购的基本要求

要点3：采购过程控制

要点4：供应商管理

第二节 采购管理表格范本

范本1：采购计划表

范本2：采购预算表

范本3：请购单

范本4：临时采购申请单

范本5：比价、议价记录单

范本6：采购付款汇总表

范本7：潜在供应商推荐表

范本8：供应商资料一览表

范本9：合格供应商名录

范本10：供应商供货情况历史统计表

范本11：供应商交货基本状况一览表

范本12：供应商交货状况一览表

范本13：供应商异常处理联络单

第二十六章 外包管理表格

第一节 外包管理要点

要点1：外包的定义

要点2：外包管理的适用范围

要点3：需要进行外包的情况

第二节 外包管理表格范本

范本1：项目外包申请表

范本2：重要外包风险评估表

范本3：外包方评价表

范本4：外包商调查表

范本5：外包人员调查表

范本6：外包人员履职情况表

范本7：合格外包商名册

范本8：外包商基本情况汇总表

范本9：外包队伍人员登记表

第二十七章 办事处管理表格

第一节 办事处管理要点

要点1：办事处人员配备

要点2：办事处主任的工作职责

要点3：办事处纪律管理

要点4：办事处的财务管理

第二节 办事处管理表格范本

范本1：办事处主任月工作业绩统计表

范本2：办事处作息时间表

范本3：办事处预算一览表

范本4：各办事处使用公司行政印章用印申请表

范本5：办事处月度客户状况表

范本6：办事处产品年销售计划表

范本7：办事处运营费用表

范本8：办事处返利登记表

范本9：办事处促销活动报账表

范本10：办事处办公设备配备标准表

干货预览

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中小公司必备管理表格